Privacy­verklaring

1. Inleiding

Buro Werfspoor (hierna: Werfspoor) hecht grote waarde aan een zorgvuldige en veilige omgang met de persoonsgegevens van websitebezoekers, sollicitanten, opdrachtgevers en andere zakelijke relaties. Daarom hebben we deze privacyverklaring opgesteld. Hierin lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

2. Wie zijn wij

Buro Werfspoor is gevestigd aan Herculesplein 355A, 3584 AA Utrecht. Werfspoor is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG voor de verwerkingen die in deze privacyverklaring staan. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt.

Werfspoor schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor ons uit te voeren, zoals het hosten van de website of het versturen van e-mail. We blijven dan verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en maken met deze bedrijven afspraken over een zorgvuldige omgang met je gegevens.

Werfspoor voert ook wervingscampagnes en werkenbij-sites uit voor werkgevers. Solliciteer je via zo'n campagne of werkenbij-site op een vacature van een werkgever, dan is die werkgever verantwoordelijk voor jouw gegevens en verwerken wij ze in zijn opdracht. In dat geval geldt ook de privacyverklaring van die werkgever.

3. Technische informatie

Wanneer je onze website bezoekt, worden automatisch enkele technische gegevens vastgelegd, zoals het IP-adres van je apparaat, het type browser en besturingssysteem, de datum en tijd van je bezoek en de pagina's die je opvraagt. Onze hostingpartij gebruikt deze gegevens om de website beschikbaar, snel en veilig te houden.

Voor de lettertypen en pictogrammen op de website worden bestanden geladen van Google Fonts en van cdnjs (Cloudflare). Daarbij ontvangen deze partijen je IP-adres. We gebruiken op dit moment geen Google Analytics en geen advertentiepixels.

4. Cookies

Werfspoor gebruikt zo min mogelijk cookies. Een functionele cookie onthoudt je keuze in de cookiemelding. Alleen als je toestemming geeft, herkennen we of je de website eerder hebt bezocht en welk bedrijf onze website bezoekt. Kom je via een link uit een e-mail van ons, dan kunnen we ook zien wie je bent. We gebruiken deze gegevens niet voor advertenties.

Welke cookies we precies gebruiken, hoe lang ze bewaard blijven en hoe je je keuze wijzigt, lees je in ons cookiebeleid.

5. Wanneer verwerken wij jouw persoonsgegevens?

We verwerken je persoonsgegevens alleen als daar een wettelijke grondslag voor is:

• als je ons toestemming hebt gegeven voor een of meer specifieke doelen;
• als de verwerking nodig is voor een overeenkomst waarbij je partij bent, of om op jouw verzoek stappen te zetten voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• als de verwerking nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust;
• als de verwerking nodig is voor een gerechtvaardigd belang van Werfspoor of een derde, behalve wanneer jouw belangen of grondrechten zwaarder wegen.

6. Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Werfspoor verzorgt de werving voor werkgevers: campagnes via social media, jobboards en een eigen werkenbij-site. We gebruiken je gegevens voor de volgende doelen:

• je vraag via het contactformulier of per e-mail beantwoorden en je een voorstel doen;
• onze dienstverlening aan opdrachtgevers uitvoeren, vastleggen in een overeenkomst en factureren;
• je sollicitatie op een vacature bij Werfspoor zelf beoordelen en contact met je opnemen;
• zakelijke relaties informeren over onze dienstverlening, waarbij je je altijd kunt afmelden;
• begrijpen via welke kanalen en campagnes bezoekers bij ons terechtkomen, zodat we onze eigen marketing kunnen verbeteren;
• de website beheren, beveiligen en verbeteren;
• voldoen aan wet- en regelgeving, zoals de fiscale bewaarplicht.

7. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als je het contactformulier invult

• naam, bedrijfsnaam (optioneel), e-mailadres en telefoonnummer;
• je bericht;
• hoe je op de website bent gekomen: de website die naar ons verwees, de eerste pagina die je bezocht, de pagina's die je bekeek en eventuele campagnecodes uit een advertentie.

Je ontvangt een bevestiging van je bericht op het e-mailadres dat je invult.

Als je solliciteert op een vacature bij Werfspoor

• voor- en achternaam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer;
• je cv en een bericht, als je die meestuurt (beide optioneel);
• hoe je op de vacature bent gekomen, zoals hierboven beschreven;
• andere gegevens die je zelf met ons deelt tijdens de sollicitatieprocedure.

Als je een zakelijke relatie van ons bent

• naam, functie, bedrijf en contactgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers, prospects en leveranciers;
• de correspondentie en afspraken die we met je hebben.

Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die je aan ons geeft.

8. Met wie delen wij je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben voor onze dienstverlening, en met wie we afspraken hebben gemaakt over de bescherming ervan:

• Netlify: hosting van de website;
• Supabase: opslag van ingevulde formulieren en cv's, op servers in Frankfurt (Duitsland);
• Resend: verzending van de e-mails die bij de formulieren horen, vanuit Ierland;
• TransIP: onze e-mail, in Nederland;
• Pipedrive: beheer van onze klantrelaties;
• Google Fonts en cdnjs (Cloudflare): lettertypen en pictogrammen op de website.

Daarnaast kunnen we verplicht zijn gegevens te verstrekken aan overheidsinstanties, bijvoorbeeld op grond van een gerechtelijk bevel.

Sommige van deze partijen zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of hebben daar een moederbedrijf, zoals in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Jouw rechten

We vinden het belangrijk dat je eenvoudig gebruik kunt maken van je rechten. Wil je dat doen, stuur dan een e-mail naar info@werfspoor.nl of een brief naar Werfspoor, Herculesplein 355A, 3584 AA Utrecht.

Inzage en/of wijzigen gegevens

Je kunt ons op elk moment vragen welke (categorieën van) gegevens we van je verwerken, voor welke doelen, waar de gegevens vandaan komen en hoe lang we ze bewaren. Je kunt ons ook vragen je gegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Blijkt dat we onjuiste gegevens van je hebben verstrekt, dan corrigeren we dat. Als we je gegevens hebben aangepast, laten we je dat weten.

Verwerking van je gegevens beperken

Ben je het niet eens met de gegevens die we van je bewaren, dan kun je ons vragen de verwerking tijdelijk te beperken. We gebruiken je gegevens dan niet verder totdat ze naar jouw mening weer kloppen. Als we de verwerking beperken, laten we je dat weten.

Bezwaar maken

Verwerken we je gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, dan kun je daartegen bezwaar maken. Tegen het gebruik van je gegevens om je te informeren over onze dienstverlening kun je altijd bezwaar maken. Dan stoppen we daarmee.

Recht om gegevens over te dragen

Je kunt de persoonsgegevens die we van je bewaren opvragen in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm. Je bent vrij om deze gegevens aan een ander over te dragen.

Recht om vergeten te worden

Je kunt ons op elk moment vragen al je gegevens te verwijderen, voor zover we ze niet op grond van de wet moeten bewaren. Heb je ons toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. We stoppen dan met de verwerking waarvoor je toestemming had gegeven. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, termijn en kosten

We behandelen je verzoek zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen één maand. Voordat we aan je verzoek voldoen, moeten we je identiteit controleren. We handelen verzoeken in principe elektronisch af, tenzij dat niet kan of je iets anders vraagt. Aan een verzoek zijn geen kosten verbonden, tenzij het buitensporig of kennelijk ongegrond is, of als je bij een inzageverzoek om extra kopieën vraagt.

10. Beveiliging

We doen er alles aan om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatig gebruik. Dat doen we met technische en organisatorische maatregelen. Zo gaat alles wat je via de website verstuurt over een versleutelde verbinding, staan cv's in een afgeschermde opslag en hebben alleen bevoegde medewerkers toegang tot je gegevens. Een cv delen we intern via een link die na dertig dagen verloopt. Met partijen die namens ons gegevens verwerken, hebben we afgesproken dat zij je gegevens net zo zorgvuldig beveiligen.

11. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld, of zo lang als de wet voorschrijft.

• Sollicitaties: tot vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Met jouw toestemming bewaren we je gegevens maximaal een jaar, zodat we je kunnen benaderen voor een andere passende vacature.
• Contactaanvragen en prospects: tot twee jaar na het laatste contact.
• Opdrachtgevers: zo lang de samenwerking duurt. Gegevens die nodig zijn voor onze administratie bewaren we zeven jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft.
• Cookies: zoals vermeld in ons cookiebeleid.

12. Vragen, opmerkingen, klachten of een (vermoedelijk) datalek

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over hoe Werfspoor met je persoonsgegevens omgaat? Neem dan contact met ons op via info@werfspoor.nl of per brief aan Werfspoor, Herculesplein 355A, 3584 AA Utrecht. Ben je het niet eens met hoe we je gegevens gebruiken, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Vermoed je een datalek? Meld het ons dan direct via info@werfspoor.nl.

13. Wijzigingen

Werfspoor kan deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de website verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt. Geen van de bepalingen in deze privacyverklaring is bedoeld om een verplichting of overeenkomst tot stand te brengen tussen Werfspoor en een betrokkene.

14. Toepasselijk recht

Op deze privacyverklaring en alle geschillen die daaruit voortvloeien is Nederlands recht van toepassing.